Und plötzlich ist alles anders. War es nicht so im Frühling 2020? Viele waren sehr überrascht, dass die komplette Businesswelt von heute auf morgen aus dem Homeoffice arbeiten musste. Es gab Unternehmen, die mit dieser Herausforderung gut klar kamen, andere wiederum nicht. Manche waren bereits so fortschrittlich und konnten aufgrund bereits vorherrschender Homeoffice Lösungen relativ reibungslos von zu Hause arbeiten. Das war aber nicht bei allen so. Auch wenn eine ortsunabhängige und internationale Arbeit nichts Ungewöhnliches war, wurden wir vor neue Herausforderungen gestellt.
So durften wir eine scheinbar neue Welt erleben, die in vielen Büchern und Artikeln als volatil, unbeständig, komplex und mehrdeutig beschrieben wird. Wer mit agilen Werten und Methoden vertraut ist, hat bestimmt einfach auf die neue Situation reagieren können, denn man geht sowieso davon aus, dass die Welt in Bewegung ist.
Auch wir mussten von Präsenz-Workshops mit physischer Anwesenheit von jetzt auf gleich auf Online-Workshops umstellen. Zuerst sind wir auf die Suche nach möglichen Online-Tools gegangen und haben diese miteinander verglichen. Anschließend haben wir begonnen uns Strukturen für die Workshops zu konzipieren. Wichtig ist eine gute Aufteilung zu finden, sodass die Workshops nicht mehrere Stunden am Stück stattfinden. Und plant Pausen ein! Was wir gelernt haben, möchten wir gerne mit dir teilen. Viele dieser Tipps können selbstverständlich auch bei Präsenz-Workshops genutzt werden.
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Vorab sei gesagt, dass es viele Anbieter gibt, die Online-Workshop-Tools (z.B. Mural, miro,...) zur Verfügung stellen, die einfach zu nutzen sind und Spaß machen. Um sich virtuell zu treffen und zu arbeiten dürfen Microsoft Team, Zoom oder andere Anbieter nicht fehlen. Wer einfache Abstimmung umsetzen möchte, kann sich Mentimeter zur Hilfe nehmen.
Das sind ein paar Tipps, die uns geholfen haben, Online-Workshops erfolgreich durchzuführen.
Workshop Vorbereitung
Überlege dir, was das Endergebnis sein soll
Strukturiere den Workshop in deinem Online Tool
Überlege dir wieviel Zeit du pro Agendapunkt brauchst
Bei 2 Moderatoren: Legt fest, wer durch den Workshop leitet und wer für die das operative Tun im Board zuständig ist und kommuniziert dies bei den Teilnehmern
Schneide deine Workshopformate in kleinere Pakete, digitales workshoppen ist super anstrengend
Plane mehr kurze Pausen ein
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Vor Workshop Beginn
Sinn des Workshops: Den Teilnehmer mitteilen, welches Ergebnis im Workshop erzielt werden soll und dass ein weiterer wichtige Teil des Workshops ist, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
Lass alle zu Beginn erstmal ankommen, gern mit einer kurzen Meditation oder Auflockerungsübung
Organisatorische Themen klären:
Frage die Teilnehmer: Wer muss pünktlich den Workshop verlassen? Was gibt es sonst zu beachten?
Workshop-Regeln/Vereinbarungen teilen:
Stellt eure Smartphone bitte auf lautlos. Wichtige private Anrufe können gerne beantwortet werden. Hinweis für die Teilnehmer: es werden Pausen eingeplant, in denen die Beantwortung von wichtigen verpassten Anrufen möglich sind.
Seid aufmerksam - bitte bearbeitet keine Emails oder ToDos
Stellt euer Micro bitte die meiste Zeit auf lautlos
Hört euch bitte gegenseitig zu, seid offen und wertfrei
Bitte meldet euch, wenn ihr etwas nicht verstanden habt oder etwas mitteilen möchtet durch Handzeichen
Persönliche Inhalte werden vertraulich behandelt
Jeder ist für die Qualität des Workshops verantwortlich
Habt vor allem Spaß beim Workshop!
Lege eine Post-it Farbe pro Teilnehmer fest (Bsp: blau für Peter, grün für Nadine) und dokumentiere dies transparent im Board
Unvollständige Anwesenheit von Teilnehmern: Wenn zu Beginn nicht alle Teilnehmer anwesend sind: darauf hinweisen, dass nicht alle Teilnehmer da sind und fragen, ob wir anfangen wollen und falls nicht, darauf hinweisen, dass x Minuten fehlen werden.
Während des Workshops:
Tools: Wenn die Teilnehmer noch nicht mit den bereitgestellten Tools gearbeitet haben, erkläre kurz die Funktionen und lasse sie die Funktionen testen und gib ihnen Teit sich erstmal damit vertraut zu machen
Timeboxing: Wenn die Zeit abläuft und noch kein Ergebnis in Sicht ist: Teammitglieder fragen ob sie noch mit dem Thema weiter machen wollen. Falls ja, Konsequenzen aufzeigen, was nicht erreicht werden kann, wenn hier weiter diskutiert wird.
Zeit pro Agendapunkt oder Aufgabe: Weise die Teilnehmer darauf hin, wieviel Zeit hierfür vorgesehen ist.
Kommunikation mit den Teilnehmern
Wenn ein neuer Agendapunkt beginnt: Mitteilen, wie die Vorgehensweise für diesen Agendapunkt ist.
Erklären, warum man eine Technik anwendet (bspw. Clustern) und dann fragen: „Hilft euch das?“
Wenn Teilnehmer verwirrt sind oder den „Faden verloren“ haben: Wie können wir schaffen, dass du nicht mehr verloren bist. Was benötigst du jetzt?
Fragen, bei denen man eine Antwort/Zustimmung erwartet:
Schweigen bedeutet Zustimmung
erste Idee wird genommen, es sei denn, jemand hat einen berechtigten Einwand, der dem Team/Unternehmen schadet
Wenn sich Teilnehmer nicht einigen könnten: Frage: können wir mit der Antwort erstmal weiter machen unter der Prämisse „Good for now, save enough to try“
Abstimmungen:
Nutze Voting-Möglichkeiten, um schneller zu einem Ergebnis zu kommen
Wenn mit Videoübertragung gearbeitet wird: Die Teilnehmer um ein Handzeichen Daumen hoch / Daumen runter bitten
Gruppenarbeit:
Nutze Breakout-Sessions und mache vorab klar, was nun zu tun ist / was die Aufgabe ist und wie lange die Session dauert
Bei Verteilung von Aufgaben:
Frage die Teilnehmer wer Lust hat an welcher Aufgabe zu arbeiten. Sollte sich kein Freiwilliger finden, lasst die Teilnehmer entscheiden, wer die Aufgabe übernimmt.
Nach dem Workshop:
Mache eine Retrospektive um selbst zu reflektieren, wie der Workshop aus deiner Sicht lief. Gut eignet sich hier die Starfish Retro
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