Meist online – aber gerne auch offline, vor allem für Workshops.
Wir lieben es kreativ zu sein, wir können aber auch strukturiert. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass wir eine Vorgehensweise für unser Montagsmeeting haben und jeden Tag mit einem Check-in starten und den Tag mit einem Check-out beenden .
Aber wie sieht diese Montagsstruktur aus?
PURPOSE UND VISION
Wir arbeiten mit einer vorgegebenen Agenda, die wir immer dann anpassen, wenn sie nicht mehr dienlich ist. An erster Stelle unserer Agenda steht unser Purpose und unsere Vision. Da Wiederholung bekanntlich dabei hilft Gedanken zu manifestieren lesen wir unseren Purpose und unsere Vision bevor wir mit dem Meeting starten. Denn das, was dort steht ist der Grund, warum wir tagtäglich mit viel Energie und Freude daran arbeiten.
CHECK-IN
Danach folgt ein kurzer Check-in. Hierfür nutzen wir manchmal gerne Fragen aus einem Check-In Generator. Unsere Standardfrage am Montag ist allerdings meist: “Wie geht es dir gerade?”. Mit dieser Frage möchten wir gerade zum Wochenbeginn herauszufinden, wie es uns wirklich geht. Hier möchten wir nicht einfach ein “gut” oder ähnliches hören, sondern hinterfragen, wie es uns wirklich geht und ob uns etwas beschäftigt oder fröhlich stimmt. Das hilft zum einen die Reaktionen des anderen manchmal besser einschätzen oder deuten zu können und zum anderen herauszufinden, ob noch etwas benötigt wird oder wir uns gegenseitig unterstützen können, dass wir gemeinsam mit der Arbeit beginnen können.
RETROSPEKTIVE
Bevor wir uns mit den Themen der neuen Woche beschäftigen richten wir unseren Blick auf die letzte Woche mit Hilfe einer Retrospektive. Inhalt der Retro ist die Reflektion der Zusammenarbeit in der zurückliegenden Woche. Nachdem jeder in Stillarbeit aufgeschrieben hat, wie man die Zusammenarbeit empfunden hat, teilen wir uns unsere Gedanken gegenseitig mit und entscheiden dann gemeinsam welche Punkte uns am meisten gestört haben und was wir folglich ändern möchten.
BOARD AUFRÄUMEN
Da wir mit einem digitalen Board arbeiten, um unsere ToDos für die Woche transparent zu gestalten „räumen“ wir als nächstes das Board auf. Dort sehen wir uns alle Kategorien unseres Boards an. Aktuell bestehen die Kategorien aus: ”New”, “ToDo”, “Inhalte generieren”, “Blocked” und “Celebration Lane”.
Zu Beginn überfliegen wir kurz, was wir in der zurückliegenden Woche erreicht haben und nehmen uns kurz Zeit das Erreichte zu feiern, bzw. uns bewusst darüber zu freuen.
Im nächsten Schritt sehen wir uns an, welche Tätigkeiten liegen geblieben sind, nicht finalisiert wurden oder „blockiert“ sind. Unter “blockiert” verstehen wir Arbeit, die wir jetzt selbst nicht lösen können, weil sie ein Zutun von Extern benötigt. Beispielsweise könnte es sein, dass wir auf eine Antwort von jemandem warten, der sich im Urlaub befindet.
Sind Aufgaben nicht fertiggestellt, entscheiden wir Aufgabe für Aufgabe, was damit geschieht. Entweder müssen sie in dieser Woche erledigt werden, werden zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet und werden ins Backlog verschoben oder wir einigen uns, dass die Aufgabe gelöscht wird, weil sie sich möglicherweise erledigt hat, oder aktuell nicht relevant ist.
TERMIN CHECK
Um eine Idee davon zu bekommen, wie viel Zeit in der nächsten Woche bereits verplant ist scannen wir kurz unsere Kalender. So können wir besser einschätzen, wieviel Zeit wir wirklich noch zur Verfügung haben, um weitere oder neue Themen einplanen zu können. Die Transparenz über die Termine hilft uns festzustellen, ob der ein oder andere Termin eine Vorbereitung benötigt oder nicht. Dies findet später Berücksichtigung bei der Planung der neuen Themen.
OBJECTIVES AND KEY RESULTS
Da wir mit Objectives und Key Results (OKR) arbeiten gehört der Check der Key Results natürlich auch dazu. Wir möchten ja schließlich wissen, ob wir in der letzten Woche einen Fortschritt erreicht haben, oder was dringend unsere Aufmerksamkeit braucht, um unsere vorgenommenen Ziele zu erreichen.
WOCHENPLANUNG
Nachdem nun Klarheit darüber herrscht, welche Aufgaben wir aus der letzten Woche noch
finalisieren oder umsetzen werden, welche Aufgaben sich aus der Reflexion ergeben haben, welche Termine bereits geplant sind und wie der aktuelle Stand der OKRs ist, planen wir die Aufgaben für die anstehende Woche. Hierfür lohnt sich immer der Blick ins Backlog. Dort sind bereits ein paar ToDos dokumentiert, die wir als wichtig empfinden und uns idealerweise zu unserem Ziel führen. Sehen wir noch zusätzliche ToDos für die anstehende Woche werden diese, wie alle anderen in die dafür vorgesehene Spalte in unserem digitalen Board (Meistertask) eingetragen.
DAILY
Bevor wir uns anschliessend an die Arbeit machen, führen wir ein Daily durch, um uns zu synchronisieren. Hier teilen wir uns mit, welche Aufgabe wir als nächstes angehen möchten und ob jemand Hilfe benötigt. Es kommt auch mal vor, dass wir einen Arbeits-Slot im Anschluß einbauen, um ein Thema gemeinsam zu bearbeiten.
TIPP
Neben einer vorgegeben Agenda ist Time Keeping für uns ein essentieller Bestandteil des Meetings. Deswegen haben wir eine Zeit pro Agendapunkt festgelegt die wir dafür nutzen möchten. Einer von uns ist dafür verantwortlich, dass wir uns an die vorgegebene Zeit halten. Überschreiten wir die vorgegebene Zeit hinterfragen wir, ob wir uns ein paar weitere Minuten gönnen möchten, um das aktuelle Thema abzuschliessen.
Und am Ende (ok meist am Ende des Tages) führen wir ein Check-out durch, weil uns daran gelegen ist zu erfahren, wie es dem anderen jetzt geht.
Das war der Montag.
Aus Erfahrung wissen wir, dass diese Arbeitsweise gut als Einzelperson, im 2er-Team oder in größeren Teams funktioniert. Wer gerne mehr darüber erfahren möchte kann uns gerne ansprechen. Wir freuen uns.
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